Psiris

I. Introducción

Los presentes Términos y Condiciones de Psiris (los “Términos y Condiciones”) regulan el acceso, uso, navegación y utilización de la plataforma Psiris (la “Plataforma”) así como las reglas aplicables a los Servicios que en ella se ofrecen y a las relaciones jurídicas que surgen entre Psiris S.A.S. y los Profesionales de la salud mental, así como con los Consultantes.

Psiris S.A.S. no es una institución prestadora de servicios de salud (IPS) ni presta servicios profesionales de salud mental. Su función consiste exclusivamente en proveer una Plataforma que permite a los Profesionales de la salud mental gestionar algunas labores administrativas asociadas a su práctica profesional. La Plataforma corresponde al sitio web, aplicación o desarrollo tecnológico de propiedad de Psiris S.A.S. que funciona en la modalidad de Software como Servicio, para la gestión, organización y administración de procesos relacionados con la prestación de servicios de salud mental, incluyendo, pero sin limitarse al manejo de Historias Clínicas, envío de actividades y documentos como parte del proceso terapéutico, agendamiento de sesiones, entre otros.

Al aceptar estos Términos y Condiciones, los Profesionales de la salud mental y los Consultantes indican que han leído, comprendido y adhieren íntegramente su contenido, el cual resulta vinculante y regula su relación con Psiris S.A.S. En caso de no estar de acuerdo con su contenido, los Profesionales de la salud mental y/o los Consultantes, respectivamente, deberán abstenerse de registrarse, acceder o utilizar la Plataforma.

En adelante nos referiremos a Psiris S.A.S. identificada con NIT. No. 901701141-7, con domicilio en Cra 1 #70 A - 36 y teléfono +57 301 662 1106 como (“Psiris” o “Nosotros”).

II. Definiciones

Para dar un mayor entendimiento de estos Términos y Condiciones, presentamos las siguientes definiciones:

Consultante: Es la persona vinculada por el Profesional de la salud mental a la Plataforma.
Dato Personal: Se refiere a cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Encargado del Tratamiento/Encargado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable. Para los efectos del Anexo No. 1 – Acuerdo de Transmisión de Datos Personales, Psiris adopta el rol de Encargado.
Fecha de Corte: Hace referencia a la fecha en la cual el Profesional de la salud mental deberá realizar el pago de la Tarifa asociada al plan elegido, bajo el cual accede a la Plataforma y a los Servicios prestados por Psiris.
Funcionalidades de Inteligencia Artificial/Funcionalidades de IA: Son aquellas funcionalidades, herramientas o módulos soportados en sistemas basados en máquinas que, con objetivos explícitos o implícitos, infieren, a partir de las entradas (input) que reciben, cómo generar salidas (output) como predicciones, contenido, recomendaciones o decisiones que pueden influir en entornos físicos o virtuales. Las Funcionalidades de IA podrán ser habilitadas por Psiris en la Plataforma a través de terceros proveedores.
Historia Clínica: Es el registro privado, obligatorio, sometido a reserva en el cual se consignan cronológicamente las condiciones de salud del Consultante, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados. La Historia Clínica únicamente puede ser conocida por terceros previa autorización del Consultante o en los casos previstos por la Ley. Para los efectos de estos Términos y Condiciones, la Historia Clínica y la información a ella ligada se considera como Datos Personales.
Mantenimiento: Se entiende como aquellas actividades que Psiris requiera realizar para asegurar el funcionamiento de la Plataforma, entendiéndose como la modificación o reparación de la infraestructura y demás componentes de la Plataforma; ya sea que esté programado o se realice de urgencia. El Mantenimiento de urgencia refiere a los mantenimientos críticos no planificados para la seguridad y el desempeño de la configuración de la Plataforma, sin los cuales los acuerdos de nivel de servicio plasmados en el Anexo No. 2 no se cumplirían.
Plataforma Psiris/Plataforma: Corresponde al sitio web, aplicación o desarrollo tecnológico de propiedad de Psiris, a través del cual presta sus Servicios a los Profesionales de la salud mental previamente registrados, para permitirles acceder a soluciones de gestión automatizada de labores administrativas de su consultorio incluyendo, pero sin limitarse al manejo de Historias Clínicas, envío de actividades y documentos como parte del proceso terapéutico, agendamiento, entre otros.
Profesional de la salud mental/Profesional: Es el Profesional que brinda sus servicios a un Consultante, para lo cual utiliza la Plataforma con el fin de gestionar administrativamente sus procesos y actividades relacionadas con la prestación de los servicios profesionales de salud suministrados al Consultante.
Responsable del Tratamiento/Responsable: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre una base de Datos Personales y/o el Tratamiento de los Datos Personales. Para los efectos del Anexo No. 1 – Acuerdo de Transmisión de Datos Personales, los Profesionales de la salud mental adoptan el rol de Responsables.
Servicios: Significa los servicios ofrecidos por Psiris a través de la Plataforma al Profesional de la salud mental y que serán accesibles de manera remota. Entre otros que libremente Psiris disponga en su Plataforma, están:

La gestión de labores administrativas del Profesional de la salud mental implicadas en su quehacer como psicoterapeuta.
La gestión de documentación correspondiente a la labor como Profesional de la salud mental.
El manejo y gestión de actividades de diagnóstico y seguimiento de terapia para los Consultantes por parte de los Profesionales de la salud mental.
Demás funcionalidades actualmente habilitadas en la Plataforma y aquellas que se adicionen de tiempo en tiempo.

Psiris podrá adicionar más Servicios, o suprimir los existentes, e informará a los Profesionales de la salud mental y Consultantes de ello a través de la Plataforma.

Los Servicios, dependiendo de la sección en la que se mencionen, también pueden significar aquellas funcionalidades que disfrutan los Consultantes al ser Usuarios de la Plataforma, considerando que no cuentan con las mismas funcionalidades que los Profesionales de la salud mental.

Software como Servicio: Es un método de entrega de software y concesión de licencias no exclusivas a través de las cuales se accede al mismo, mediante un dispositivo conectado a Internet y que se ejecuta desde la nube.
Soporte: Debe entenderse como el servicio brindado por Psiris para atender las fallas de la Plataforma según los niveles de criticidad de estas. Este servicio estará disponible como respuesta a las solicitudes elevadas vía correo electrónico, en un horario de 8:00 am a 5:00 pm en días hábiles (lunes a viernes) en la República de Colombia, y cualquier nivel adicional de asistencia ofrecido por Psiris para los Servicios adquiridos por el Usuario y descritos en estos Términos y Condiciones.
Sub - Encargado del Tratamiento/Sub - Encargado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Encargado, habida cuenta de una Transmisión previa por parte del Responsable al Encargado. Para los efectos del Anexo No. 1 – Acuerdo de Transmisión de Datos Personales, Psiris adopta el rol de Encargado.
Sub - Transmisión: Se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Encargado a un Sub - Encargado, ubicado dentro o fuera de Colombia, para que el Sub - Encargado, por cuenta del Encargado, trate Datos Personales, previa existencia de una Transmisión. Para los efectos del Anexo No. 1 – Acuerdo de Transmisión de Datos Personales, Psiris adopta el rol de Encargado y los Profesionales de la salud mental adoptan el rol de Responsables; a su turno, aquellos terceros que soporten las operaciones de Tratamiento de Datos Personales realizadas por Psiris actúan en calidad de Sub – Encargados.
Tarifa: Es el monto que el Profesional de la salud mental deberá cancelar a Psiris previo a acceder a los Servicios asociados a una cuenta diferente al Plan Gratuito.
Tiempo de Inactividad: Significa cualquier defecto o error que presente la Plataforma, y que implique un efecto adverso en la operación o funcionalidades del Servicio impidiendo el uso de la misma, pero que excluye los errores o defectos causados por: (i) cualquier acto u omisión del Usuario sobre sus restricciones, (ii) cualquier incumplimiento o uso contrario a estos Términos y Condiciones por parte del Usuario.
Titular: Es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
Transmisión: Se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a un Encargado, ubicado dentro o fuera de Colombia, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales. Para los efectos del Anexo No. 1 – Acuerdo de Transmisión de Datos Personales, Psiris adopta el rol de Encargado y los Profesionales de la salud mental adoptan el rol de Responsables.
Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o procedimiento físico o automatizado que se realice sobre los Datos Personales, tales como recolección, transcripción, almacenamiento, uso, circulación, análisis, organización, estructuración y supresión.
Usuario(s): Se refiere a todos los tipos de personas que pueden hacer uso de la Plataforma, ello es, los Profesionales de la salud mental y los Consultantes.

Las definiciones contenidas en estos Términos y Condiciones aplican en singular y plural, según corresponda, y serán vinculantes para todas las partes, independientemente de la forma en que se presenten. Todos los términos definidos y escritos con mayúscula inicial tendrán el significado atribuido en esta sección, sin perjuicio de que, en el cuerpo de estos Términos y Condiciones, pueda otorgarse un significado particular a un término escrito en mayúscula cuando así se indique expresamente.

III. Reglas generales de uso de la Plataforma

La presente sección expone las reglas generales de uso de la Plataforma, las cuales son aplicables a todos los Usuarios, con independencia de si son Consultantes o Profesionales de la salud mental. En todo caso, en las secciones subsiguientes, se expondrán las Reglas particulares aplicables a los Consultantes y las Reglas particulares aplicables a los Profesionales de la salud mental.

3.1. ¿Qué tipos de cuentas existen?

3.1.1. Cuenta del Profesional de la salud mental

En la Plataforma, los Profesionales de la salud mental pueden acceder a herramientas de gestión y almacenamiento documental, incluyendo la gestión de las Historias Clínicas, así como a herramientas digitales que facilitan las actividades de diagnóstico y terapia de sus Consultantes, utilizando las funcionalidades que esta brinda. Por medio de su cuenta, el Profesional de la salud mental podrá crear cuentas para sus Consultantes, caso en el cual Psiris apoyará al Profesional de la salud mental en dicha gestión, actuando bajo las instrucciones de este.

3.1.2. Cuenta del Consultante

Cada persona que el Profesional de la salud mental vincule a la Plataforma, contará con una cuenta de Consultante. Esta permitirá que el Consultante acceda a los documentos y actividades propias de diagnóstico y tratamiento que el Profesional de la salud mental le asigne a lo largo del proceso. Las cuentas de Consultante únicamente podrán ser creadas por un Profesional de la salud mental, quien deberá generarlas y vincularlas previamente.

3.2. ¿Cuáles son los requisitos de uso de la Plataforma?

Para tener acceso a los Servicios, los Usuarios deberán:

Haber aceptado previamente los Términos y Condiciones y la autorización para el Tratamiento de Datos Personales correspondiente.
Diligenciar el formulario de registro en todos sus campos, con datos correctos, verdaderos y actualizados.
Completar la información requerida de manera exacta, precisa y verdadera, y actualizar los Datos Personales siempre que sea necesario.
Garantizar y ser responsables, en cualquier caso, de la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de la información que sea suministrada a la Plataforma.

3.3. ¿Cuándo realiza Psiris el Mantenimiento a la Plataforma?

Psiris se compromete a efectuar actividades de Mantenimiento preventivo y correctivo, con la finalidad de evitar posibles errores, fallas o intermitencias en la Plataforma. Cuando se realice la manutención de la Plataforma, Psiris podrá deshabilitar el acceso y uso de la misma para la realización de reparaciones o de mantenimientos que hayan sido programados con una anticipación de veinticuatro (24) horas, o cuando sea requerido razonablemente para garantizar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los Servicios, en caso de Mantenimientos urgentes. Los periodos de Mantenimiento en el que la Plataforma se encuentre fuera de línea o deshabilitada, serán notificados al correo electrónico registrado por los Usuarios en su proceso de registro, no podrán ser considerados como generadores de perjuicios a los Usuarios, al ser necesarios para el desarrollo y ejecución de los Servicios y en esa medida no constituirán Tiempo de Inactividad en aplicación de los acuerdos de nivel de servicio referidos en el Anexo No. 2.

3.4. ¿Cómo se llevará a cabo el Soporte de la Plataforma?

Psiris ha puesto a disposición de los Usuarios el siguiente canal para brindar el Soporte que permita responder a las necesidades e inquietudes de la mejor manera posible: soporte@psiris.co

Aquellas solicitudes o requerimientos de los Consultantes que no se relacionen con el soporte técnico de la Plataforma, por ejemplo, aquellas relacionadas con las actividades de diagnóstico y tratamiento o información dispuesta por su Profesional de la salud mental, deberán ser dirigidas directamente a este último, ya que Psiris no tiene control ni es responsable sobre la prestación de los servicios de salud mental que éste presta.

En caso de que Psiris reciba alguna solicitud de un Consultante relacionada con los servicios que presta el Profesional de la salud mental, Psiris redirigirá la misma al Profesional dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recepción, para que sea este quien se pronuncie sobre la solicitud.

Psiris prestará los Servicios, incluido el servicio de Soporte para los Usuarios de conformidad con el Anexo 2 – Acuerdo de Niveles de Servicio, que forma parte integral de estos Términos y Condiciones.

3.5. ¿Cómo funcionan los derechos de propiedad intelectual?

La Plataforma, así como todos los Servicios, soluciones, diseños, gráficos, textos, imágenes, signos distintivos, código fuente y demás contenidos a los que los Usuarios tienen acceso, son de propiedad exclusiva de Psiris o de terceros licenciantes y se encuentran protegidos por las normas de propiedad intelectual e industrial. El acceso otorgado a los Usuarios no implica cesión, transferencia o renuncia alguna de los derechos de propiedad intelectual y/o industrial sobre la Plataforma o sobre cualquiera de sus elementos.

Psiris únicamente otorga a los Usuarios una licencia de uso limitada, no exclusiva, no perpetua y no transferible, con el fin de permitirles acceder y utilizar la Plataforma y los Servicios que esta ofrece, conforme a los presentes Términos y Condiciones.

Los Usuarios deberán abstenerse de modificar, desensamblar, descompilar o aplicar ingeniería inversa a la Plataforma. En caso de contravenir esta obligación, Psiris estará legitimado para restringir automáticamente el acceso a la Plataforma al Usuario en cuestión y este, en todo caso, deberán indemnizar a Psiris por los daños derivados de dicha infracción.

Los Usuarios no podrán reproducir, adaptar, distribuir, alquilar, vender, sublicenciar u otorgar cualquier otra forma de transferencia o explotación de la Plataforma. Adicionalmente, los Usuarios deberán cumplir con las condiciones mínimas de seguridad informática requeridas para el uso adecuado de la Plataforma, lo cual incluye contar con sistemas de gestión de accesos y soluciones antivirus adecuadas.

Los Usuarios garantizan que cuentan con la legitimación necesaria para cargar y publicar en la Plataforma los signos distintivos (p.ej., marcas, logos, slogans) que utilicen. En este sentido, los Usuarios autorizan a Psiris para utilizar dichos signos distintivos únicamente para efectos de exhibirlos dentro de la Plataforma y documentos generados para uso exclusivo del Profesional. Si Psiris requiere usar dichos signos distintivos con una finalidad distinta, deberá solicitar autorización previa al Usuario.

3.6. ¿Cuáles son los usos autorizados, las restricciones, y obligaciones que tienen los Usuarios?

Los Usuarios manifiestan entender que el acceso a la Plataforma se encuentra sujeto a los siguientes usos autorizados, restricciones y obligaciones:

Los Usuarios deben dirigirse con respeto al personal de Psiris.
No está permitido licenciar, vender, alquilar, arrendar, transmitir, ceder, distribuir, mostrar, albergar, subcontratar, revelar o de cualquier otra forma explotar comercialmente u ofrecer la Plataforma.
No está permitido copiar, reproducir, distribuir, publicar, descargar, editar o transmitir, en modo alguno o por cualquier medio, información comercial y/o técnica derivada de la prestación de los Servicios.
Los Usuarios se obligan a prevenir y evitar que terceros no autorizados tengan acceso a la Plataforma.
Los Usuarios se obligan a no utilizar, sin autorización, otra cuenta de Usuario diferente a la que inicialmente le ha sido asignada.
Los Usuarios se obligan a mantener sus nombres de Usuario y contraseñas de manera confidencial y segura, y no revelar estos a terceros.
Los Usuarios deberán mantener actualizada la información suministrada respecto a su identidad y garantizar la veracidad de dicha información.
Si los Usuarios conocen o sospechan de un acceso no autorizado a la Plataforma o cualquier irregularidad, deberán notificar inmediatamente a Psiris a través del correo electrónico: soporte@psiris.co
Los Usuarios no deben compartir las contraseñas de acceso a la Plataforma con terceros.
Los Usuarios deben mantener la confidencialidad de las contraseñas de acceso y tomar las medidas de seguridad necesarias para que no ocurra ningún incidente de seguridad respecto de la Plataforma.
Los Usuarios deben leer y conocer a cabalidad los presentes Términos y Condiciones.

3.7. ¿Cuáles son las consecuencias del uso no autorizado y el incumplimiento de estos Términos y Condiciones?

Psiris se reserva el derecho de suspender, eliminar o imponer restricciones sobre las cuentas de los Usuarios en la Plataforma, cuando:

Determine que el Usuario está o puede estar incumpliendo alguna sección de estos Términos y Condiciones.
Constate que está obligada legalmente a hacerlo.
Verifique que el uso de la Plataforma causa o puede causar daños o responsabilidad legal, financiera, reputacional o de cualquier naturaleza a otro Usuario, a Psiris o a un tercero.
Concluya que es razonablemente necesario hacerlo en respuesta a un problema técnico o de seguridad.

Por regla general, de forma previa a la suspensión, eliminación o imposición de restricciones a una cuenta de Usuario (salvo en los casos de eliminación por inactividad o cese de pago) Psiris enviará un aviso previo, por escrito, al correo electrónico registrado por el Usuario. Durante el término de diez (10) días calendario, contados desde el día siguiente a su envío por parte de Psiris, el Usuario podrá ejercer su derecho de defensa, aportando la información que considere pertinente. En el aviso previo, Psiris señalará el sustento fáctico y jurídico que fundamenta la medida.

Una vez analizada la información aportada por el Usuario, Psiris adoptará una decisión de fondo respecto del caso, la cual será notificada al correo registrado dentro de los diez (10) días calendario siguientes, contados desde el día siguiente a la recepción del escrito del pronunciamiento del Usuario. Si el Usuario no se pronuncia dentro del término otorgado, Psiris podrá adoptar la decisión de fondo con base exclusivamente en el sustento fáctico y jurídico indicado en el aviso previo.

Excepcionalmente, cuando resulte razonablemente necesario para evitar perjuicios a Psiris o terceros, o cuando la medida resulte imprescindible para cumplir con la Ley, Psiris podrá proceder de inmediato con la suspensión, eliminación o imposición de restricciones a la cuenta del Usuario. En tal caso, Psiris remitirá posteriormente el aviso escrito antes referido, con el fin de que el Usuario ejerza su derecho de defensa dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados desde el día siguiente a su envío por parte de Psiris. Transcurrido dicho plazo, Psiris adoptará una decisión de fondo, la cual será notificada al correo electrónico registrado por el Usuario dentro de los diez (10) días calendario siguientes, contados desde el día siguiente a la recepción del pronunciamiento del Usuario. Si el Usuario no se pronuncia dentro del término indicado, Psiris podrá decidir con base en el sustento fáctico y jurídico contenido en el aviso.

En ambos escenarios, el Usuario podrá solicitar la revisión la decisión de fondo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados desde el día siguiente al envío de la primera decisión por parte de Psiris, con el fin de que esta sea reconsiderada. Psiris contará con un plazo de cinco (5) días hábiles, contados desde el día hábil siguiente a la recepción del escrito de apelación, para analizar y confirmar o modificar su decisión inicial.

Cuando se presenten este tipo de situaciones, según sea el caso, Psiris ofrecerá alternativas para que el Usuario pueda descargar la información ligada con su cuenta. Psiris solo estará obligada a permitir la descarga de la información respecto de la cual cuente con legitimación suficiente para poder realizar su entrega.

La realización de cualquiera de las restricciones o prohibiciones por parte del Usuario dará posibilidad a Psiris a terminar de forma unilateral la prestación de los Servicios y acceso a la Plataforma, sin lugar a ningún reembolso, indemnización en favor del Usuario, y sin necesidad de requerimientos previos, constituyendo la prueba de la prohibición especial en título ejecutivo para efectuar el cobro de la indemnización a la que haya lugar.

3.8. ¿Cuál es alcance de la responsabilidad de Psiris en la prestación de los Servicios y la concesión de acceso a la Plataforma?

3.8.1. Sobre la disponibilidad y funcionamiento de la Plataforma

Psiris realizará sus mejores esfuerzos para mantener la Plataforma disponible y contar con medidas de seguridad, obligaciones que se entienden de medio. Sin embargo, Psiris no puede garantizar que la Plataforma y los Servicios no sufran interrupciones o esté libre de errores técnicos ocasionales. Por lo anterior, los Usuarios aceptan que la disponibilidad y funcionamiento de la Plataforma y los demás Servicios se prestan “as is” (tal cual), lo que quiere decir que no existe garantía alguna expresa ni implícita sobre su prestación más allá de lo que aquí se exprese.

Los Usuarios aceptan que Psiris responderá únicamente por las fallas que presente la Plataforma y los Servicios por debajo de los acuerdos de nivel de servicio desarrollados en el Anexo 2, y en ningún caso será responsable por ningún daño o perjuicio que puedan sufrir los Usuarios por causa o con ocasión del uso regular de la Plataforma. En consecuencia, Psiris no será responsable por los daños relacionados con pérdida de datos, ingresos, beneficios u otras variables en lo que respecta al uso de la Plataforma, derivados del incorrecto uso de la misma o por ataques, sabotaje u otras prácticas en contra de la ética o circunstancias ilegales, de fuerza mayor, caso fortuito, hechos de terceros y otros Usuarios y en general de causas extrañas.

3.8.2. Sobre los servicios de (tele)comunicaciones que soportan el funcionamiento y acceso a la Plataforma

En ningún caso los Servicios ofrecidos por Psiris incluyen la prestación de redes o servicios de comunicaciones o telecomunicaciones, ni la provisión de infraestructura de conectividad. Psiris actúa exclusivamente como proveedor y operador tecnológico de la Plataforma.

El acceso, disponibilidad, funcionamiento y desempeño de la Plataforma, así como el intercambio o instrumentalización de información a través de esta, dependen de infraestructuras y servicios tecnológicos provistos por terceros, incluidos, entre otros, servicios de internet, conectividad, alojamiento, almacenamiento, procesamiento de datos, interoperabilidad y mensajería respecto de los cuales Psiris no tiene control directo.

En consecuencia, cualquier interrupción, falla, indisponibilidad, latencia, degradación del servicio, error en la comunicación, pérdida, alteración o retraso de la información derivado de dichos servicios o infraestructuras de terceros no será atribuible a Psiris y no constituirá, por sí solo, incumplimiento de sus obligaciones, siempre que obedezca a causas ajenas a su control razonable. El Usuario reconoce y acepta que la disponibilidad y el desempeño de la Plataforma pueden verse afectados por tales servicios de terceros y se sujetan a las limitaciones previamente expuestas.

3.8.3. Sobre la obligación de los Usuarios de informarse

Los Usuarios reconocen que es su exclusiva responsabilidad analizar la información que brindan estos Términos y Condiciones y la Plataforma, por lo que liberan de toda responsabilidad a Psiris por las decisiones que estos tomen a partir de la información proporcionada. En caso tal de que los Usuarios no estén de acuerdo con estos Términos y Condiciones, así como con los Servicios o el acceso que se le concede a la Plataforma, deberá abstenerse de utilizar esta última y solicitar la cancelación de su cuenta, sin que ello implique reembolso alguno.

3.8.4. Sobre el monto de la responsabilidad asumida por parte de Psiris

En todo caso, la responsabilidad de Psiris frente a los Usuarios (ya sean estos Consultantes o Profesionales de la salud mental), sea ésta contractual o extracontractual, de cualquier índole o naturaleza se limitará al monto de las Tarifas efectivamente pagadas dentro de los últimos seis (6) meses anteriores a la ocurrencia del daño. Este límite aplicará igualmente frente a aquellos Usuarios que realizan un uso de la Plataforma y de los Servicios sin realizar pago alguno; no obstante, en estos casos, el límite del monto de indemnización es el valor de la Tarifa mensual más económica aplicable al uso de la Plataforma vigente al momento de la respectiva reclamación, multiplicada por seis (6).

3.8.5. Sobre el alcance de la responsabilidad e indemnidades por parte de los Usuarios

Los Usuarios aceptan mantener indemne, defender y eximir de responsabilidad a Psiris con ocasión de cualquier reclamación, responsabilidad, daño, pérdida y gasto, incluidos, entre otros, asumir el pago de honorarios legales, que surjan de, o estén relacionados de alguna manera con, el incumplimiento de estos Términos y Condiciones, el uso inadecuado de la Plataforma, la responsabilidad de los Usuarios en materia de Tratamiento de Datos Personales, el contenido que sea publicado por los Usuarios, incluyendo, pero sin limitarse a cualquier lesión, pérdida o daño que surja en relación con o como resultado del incumplimiento a estos Términos y Condiciones.

Dado que los Profesionales de salud mental son los únicos responsables por la prestación de los servicios profesionales a los Consultantes, los Profesionales declaran y garantizan que cuentan con todas las autorizaciones, títulos y habilitaciones necesarias para la prestación de los servicios de salud mental, que han realizado una evaluación previa de la Plataforma y Servicios ofrecidos por Psiris, y han concluido, bajo su propia responsabilidad, que tanto la Plataforma como los Servicios, cuentan con todos los elementos que como Profesionales requieren para cumplir con sus obligaciones regulatorias, incluyendo los requisitos de seguridad, integridad, disponibilidad, privacidad y confidencialidad en el uso de herramientas tecnológicas para la prestación de los servicios profesionales y para la gestión de la Historia Clínica de sus Consultantes. Por lo anterior, en ninguna circunstancia, Psiris será responsable ante los Consultantes, autoridades o demás terceros por el cumplimiento de las obligaciones regulatorias aplicables a los Profesionales de la salud mental como actores del Sistema de Salud.

Los Profesionales de la salud mental se obligan a mantener indemne a Psiris por cualquier daño o reclamación de terceros relacionado con la prestación de los servicios profesionales en salud mental. Así mismo, estarán obligados a cubrir los costos de la defensa legal de Psiris y la mantendrán indemne ante cualquier requerimiento y/o sanción que le sea impuesta a Psiris y que tenga su origen en el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales y legales aplicables a los Profesionales de la salud mental.

3.9. ¿Qué responsabilidad tiene Psiris sobre el contenido y enlaces a sitios web de terceros que se publique en la Plataforma?

3.9.1. Contenido de Psiris

Todo el contenido que Psiris ponga a disposición de los Usuarios mediante la Plataforma, incluyendo logos, iconos, marcas comerciales, texto, gráficos, fotografías, imágenes, videos, sonido, ilustraciones y software, es propiedad de Psiris o de sus licenciantes. Todos los elementos de la Plataforma, incluyendo, aunque sin limitarse al diseño general y el contenido incluido por Psiris, están protegidos por el derecho a la propiedad intelectual e industrial. Salvo en los casos expresamente permitidos en estos Términos y Condiciones u otro acuerdo con Psiris, ninguna parte o elemento de la Plataforma o el contenido incluido por Psiris puede ser copiado, alterado, modificado o retransmitido por ningún medio, ya que todos los derechos relacionados continuarán siendo propiedad exclusiva de Psiris o sus licenciantes.

3.9.2. Información cargada por los Usuarios

Los Usuarios reconocen y aceptan que Psiris solo actúa como un medio para que, entre Profesionales de la salud mental y Consultantes puedan compartirse información y contenido, por lo cual no asume ninguna responsabilidad frente a los Usuarios o cualquier tercero respecto a la información y contenido, generado y/o cargado a la Plataforma. Sin perjuicio de lo anterior, los Usuarios reconocen y aceptan que cualquier observación, opinión, comentario, sugerencia y otra información expresada o incluida en el contenido generado por ellos no representa la opinión ni voluntad de Psiris. Los Usuarios garantizan que cualquier contenido generado o enviado por ellos mismos no replica el trabajo de ningún tercero o infringe de ninguna otra forma los derechos de propiedad intelectual de cualquier tercero, ni derecho a la privacidad y protección de datos personales, ni derechos de la personalidad, y no contiene ninguna declaración difamatoria o calumniosa.

Psiris no tendrá la obligación de supervisar el contenido generado y publicado por los Usuarios, no obstante, se reserva el derecho, según su propio criterio, de bloquear o eliminar (en todo o en parte) cualquier contenido generado o enviado por los Usuarios (salvo aquel que contenga Datos Personales de los Consultantes que Psiris trate como Encargado) y que Psiris considere disconforme con estos Términos y Condiciones o que, de otra forma, no sean considerados aceptables por Psiris.

Los Usuarios se comprometen a comunicar por escrito oportunamente a Psiris de cualquier contenido que incumpla estos Términos y Condiciones, y aceptan facilitar a Psiris la información necesaria para que esta pueda investigar si ese contenido generado por el Usuario denunciado (o cualquier otro contenido) incumple estos Términos y Condiciones u otros deberes legales. Psiris acepta esforzarse de buena fe en investigar la queja y adoptará, a su exclusiva discreción, las medidas que Psiris estime convenientes. No obstante, Psiris no garantiza ni declara que bloqueará o suprimirá (total o parcialmente) dicho contenido generado por los Usuarios o cualquier otro contenido.

3.9.3. Enlaces a sitios web de terceros

La Plataforma puede contener enlaces directos a otros sitios web de propiedad de terceros, y por esta razón, Psiris no tiene poder ni control sobre los mismos. Los Usuarios reconocen y aceptan que Psiris no será responsable de ninguna manera por el contenido de cualquier sitio web de terceros que haya sido vinculado a la Plataforma, ni por cualquier pérdida o daño causado por el uso de cualquier sitio web enlazado a Psiris. Por ello, los Usuarios declaran y garantizan que la visita o acceso a estos sitios queda bajo su total responsabilidad y es altamente aconsejable que, en caso de visitar sitios web de terceros, los Usuarios lean y comprendan sus términos y condiciones y política de privacidad.

3.10. ¿Puedes ceder tus derechos y obligaciones en virtud de estos Términos y Condiciones?

Los Usuarios no podrán ceder o transferir sus derechos y obligaciones derivados de la aceptación de estos Términos y Condiciones y de la creación de su cuenta de Usuario, sin contar con el consentimiento previo y por escrito de Psiris. Por su parte, Psiris podrá ceder este Contrato sin la autorización de los Usuarios.

3.11. ¿Cómo solucionaremos las controversias que surjan y cuál es la Ley aplicable?

Cuando exista una controversia entre Psiris y algún Usuario en relación con estos Términos y Condiciones y/o el uso de la Plataforma, la misma será sometida a una fase de arreglo directo entre las partes durante un término de treinta (30) días calendario contados a partir del aviso de la existencia de la controversia por una de las partes a la otra. Si superado el término de treinta (30) días las partes no llegan a ningún acuerdo, toda controversia se someterá a la jurisdicción ordinaria colombiana y se resolverá de conformidad con las leyes de la República de Colombia.

La etapa de arreglo directo constituye un mecanismo contractual de gestión temprana de conflictos y no se entenderá como requisito de procedibilidad, limitación, restricción o condicionamiento para el ejercicio del derecho de acción, ni como renuncia a acudir a la administración de justicia. En consecuencia, cualquiera de las partes podrá acudir en cualquier momento ante las autoridades judiciales o administrativas competentes para la protección de sus derechos, incluso antes del vencimiento del término anteriormente señalado, cuando lo considere necesario.

3.12. ¿En dónde recibirán notificaciones las Partes?

Para el caso de los Usuarios, las comunicaciones deberán realizarse al correo electrónico suministrado por estos durante el proceso de registro. Para el caso de Psiris, las comunicaciones deberán hacerse, en la etapa de arreglo directo a soporte@psiris.co y, en instancias judiciales, al correo registrado en el Certificado de Existencia y Representación Legal.

3.13. ¿Cómo se modifican estos Términos y Condiciones?

Los presentes Términos y Condiciones constituyen un acuerdo legalmente vinculante entre los Usuarios y Psiris. Psiris puede hacer modificaciones a los Términos y Condiciones y a los documentos que hacen parte de los mismos, los cuales serán comunicados a través del correo registrado en la Plataforma cinco (5) días hábiles antes de que estos entren en vigor. El Usuario deberá aceptar las modificaciones para continuar utilizando la Plataforma.

3.14. ¿Cómo puedes solicitar la eliminación de tu cuenta de Usuario?

En cualquier momento, los Usuarios podrán solicitar la eliminación de su cuenta y no continuar accediendo a la Plataforma ni a los Servicios, siendo ellos mismos los únicos responsables de los perjuicios que se deriven de la eliminación de la cuenta. Lo anterior se podrá realizar mediante una solicitud por escrito al correo soporte@psiris.co, enviando todos los datos de identificación necesarios y solicitando explícitamente el cierre inmediato de la cuenta y eliminación de toda la información vinculada a esta. Psiris podrá realizar algunas preguntas para validar la identidad del solicitante. Con el fin de que la información no pierda disponibilidad para el Usuario en cuestión, Psiris otorga un plazo de un (1) mes para que este pueda descargar la misma, plazo que será contado desde el día de la recepción de la solicitud de eliminación de la cuenta. Vencido dicho plazo, la información relacionada con la cuenta en cuestión será eliminada.

Cuando el Profesional de la salud mental solicite la eliminación de su cuenta, se eliminarán todas las cuentas de los Consultantes vinculados a la misma. Dado que la responsabilidad de garantizar al Consultante el acceso a su Historia Clínica corresponde exclusivamente al Profesional de la salud mental, dicha obligación no será exigible a Psiris en ningún caso.

3.15. ¿Cómo protegemos la información confidencial?

Psiris y los Usuarios acuerdan que, para todos los efectos, considerarán como confidencial la información que intercambien con ocasión del uso de la Plataforma. En consecuencia, la parte receptora de la información deberá abstenerse en todo momento de divulgar dicha información confidencial, a menos que sea expresamente autorizado por la parte que la ha suministrado. Los Usuarios reconocen que, si usan o revelan la información confidencial, ello puede causar daños y perjuicios a Psiris y deberán responder por estos en los términos previstos en la Ley.

Ni Psiris ni los Usuarios podrán compartir con terceros información confidencial de la otra parte, por el término de actividad de su cuenta de Usuario y hasta un (1) año después de su eliminación. Psiris y el Usuario solo podrán compartir dicha información con terceros si:

La información está disponible al público por razón diferente a la revelación hecha por la otra parte.
La revelación se deba hacer por mandato de la Ley o de una autoridad pública. En tal escenario, la parte que deba revelar la información confidencial deberá informar por escrito a la otra parte en un término razonable para que esta pueda emprender las acciones pertinentes para su protección.
Cuando la revelación se dé para hacer efectivo cualquier derecho u obligación derivado de estos Términos y Condiciones.

3.16. ¿Qué otros documentos hacen parte de estos Términos y Condiciones?

El Anexo No. 1 – Acuerdo de Transmisión de Datos Personales
El Anexo No. 2 – Acuerdos de Nivel de Servicio

IV. Reglas particulares aplicables a los Usuarios Consultantes

4.1. ¿Cuál es el rol de Psiris con relación a los servicios que prestan los Profesionales de la salud mental?

El Profesional es el único responsable por la prestación de los servicios profesionales de salud, y quien debe garantizar el adecuado Tratamiento de la información personal relacionada a la gestión de la Historia Clínica de los Consultantes, la gestión de citas, recordatorios, diagnósticos, y en general, la ejecución de las actividades/cuestionarios que el suministro de ese tipo de servicios implica. Psiris como herramienta tecnológica puesta a disposición de los Profesionales de la salud mental, no tiene control ni responsabilidad sobre la calidad, efectividad, oportunidad y seguridad de los servicios suministrados por estos y sólo trata la información personal de los Consultantes como un Encargado del Tratamiento, de acuerdo con las instrucciones dadas por el respectivo Profesional.

Los Consultantes reconocen que no hay ningún tipo de relación entre los Profesionales y Psiris frente a la prestación de los servicios profesionales de salud, por lo que, en ningún caso, Psiris será responsable por los daños o incumplimientos que se deriven de la prestación de dichos servicios.

4.2. ¿Quién debe atender las solicitudes y reclamaciones de los Consultantes?

Recuerda que Psiris únicamente es responsable ante los Consultantes en cuanto a la gestión técnica, Soporte, Mantenimiento y acceso a la Plataforma, (exclusivamente en estos casos Psiris actúa como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de los Consultantes). Por lo anterior, las reclamaciones relacionadas con el funcionamiento técnico de la Plataforma y el acceso a los Servicios serán atendidas dentro un término de diez (10) días hábiles.

Los Consultantes podrán elevar sus solicitudes o reclamaciones a Psiris enviando una comunicación a soporte@psiris.co, la cual deberá incluir toda la información necesaria para que Psiris pueda analizar el caso de forma completa. La respuesta a las solicitudes o reclamaciones se realizarán al correo de notificación que el Consultante tenga registrado en la Plataforma o del que provenga la respectiva comunicación.

Sin embargo, en caso de que las solicitudes o reclamaciones presentadas a Psiris no tengan relación con el funcionamiento técnico de la Plataforma y el acceso a los Servicios, o se refieran a aspectos relacionados con la prestación de los servicios profesionales de salud provistos por el Profesional, Psiris no podrá atender la solicitud o reclamación, caso en el cual se realizará el traslado al Profesional respectivo dentro de los cinco (5) días calendario siguientes.

4.3. ¿Qué pasa si la cuenta de tu Profesional de la salud mental o la información ligada a la misma es eliminada?

Dado que los Consultantes son vinculados a la Plataforma por su Profesional de la salud mental, la eliminación de la cuenta de usuario del Profesional o la información asociada a ella implicará de forma inmediata la eliminación de la información de sus Consultantes que esté asociada a dicha cuenta. Por consiguiente, ante la eliminación de la información de un Consultante, este deberá ponerse en contacto con su Profesional de la salud mental con el fin de indagar el destino de su información, sin que Psiris pueda ser llamado a responder por la suerte que corra la misma.

V. Reglas particulares aplicables a los Profesionales de la salud mental

5.1. ¿Cómo funciona el derecho de uso de la Plataforma por parte de los Profesionales de la salud mental?

El Profesional de la salud mental tiene un derecho de uso limitado, no exclusivo y no cedible, para acceder y utilizar la Plataforma y los Servicios. De la misma manera, el uso de la Plataforma también puede involucrar el acceso a cualquier funcionalidad adicional que, de tiempo en tiempo, habilite Psiris de forma directa o con apoyo de sus proveedores.

Adicionalmente, los Profesionales de la salud mental aceptan que la licencia de uso temporal no involucra servicios adicionales o conexos que no estén descritos en estos Términos y Condiciones o que no sean presentados en la Plataforma, ni sobre un tiempo o periodo que exceda aquel que hubiera sido solicitado en la Plataforma.

5.2. ¿Cuáles son los requisitos para acceder a los Servicios?

Para que los Profesionales de la salud mental puedan acceder a los Servicios, deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

Haber aceptado los presentes Términos y Condiciones y la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Escoger el plan bajo el cual accederán a la Plataforma.
Cancelar la Tarifa derivada del acceso a la Plataforma, salvo cuando se trate del Plan Básico Gratuito.

5.3. ¿Qué tipos de cuenta tienen los Profesionales de la salud mental?

La Plataforma ofrece distintos tipos de cuentas para Profesionales de la Salud Mental, diseñadas para adaptarse a las necesidades específicas de cada usuario o institución:

5.3.1. Plan Gratuito

Psiris pone a disposición de los Profesionales un plan gratuito que permite el uso ilimitado de las funcionalidades de la Plataforma por un período de un (1) mes contado desde la creación de la cuenta. Finalizado dicho período, el Profesional deberá optar por uno de los planes pagos disponibles para continuar utilizando la Plataforma.

5.3.2. Planes Pagos

Asimismo, la Plataforma cuenta con múltiples planes pagos, con distintas características y condiciones, diseñados para adaptarse a las necesidades de Profesionales y de los centros clínicos u organizaciones que utilicen Psiris, quienes podrán elegir el plan que mejor se ajuste a sus necesidades y cambiar de plan en cualquier momento, conforme a las condiciones vigentes informadas a través de la Plataforma.

Psiris podrá modificar, actualizar o redefinir los planes disponibles, informándolo de manera oportuna.

5.4. ¿Qué consecuencias tiene el cese del pago de la Tarifa?

Cuando el Profesional cese en el pago de la Tarifa correspondiente al plan elegido podrá continuar utilizando la totalidad de los Servicios asociados a dicho plan durante el mes siguiente. Mientras permanezca la situación de cese de pago, el Profesional recibirá comunicaciones a su correo electrónico registrado cada quince (15) días calendario, contados desde la Fecha de Corte, recordándole la realización del pago correspondiente o la descarga de la información asociada a su cuenta.

Transcurrido dicho mes sin que se haya realizado el pago adeudado, Psiris podrá limitar el acceso del Profesional a la Plataforma. Durante este segundo mes, el Profesional de la Salud Mental tendrá acceso únicamente a la información clínica de sus Consultantes, incluyendo la Historia Clínica, con la posibilidad de descargar dicha información, pero sin acceso a las demás funcionalidades de la Plataforma. El Profesional podrá regularizar el pago en cualquier momento durante este período, recuperando el acceso normal a los Servicios conforme al plan contratado.

A partir del tercer (3) mes de impago, para retomar el acceso completo a la Plataforma y a todas sus funcionalidades, el Profesional deberá abonar la totalidad de los montos adeudados correspondientes a los períodos en mora. Durante este tiempo, el Profesional continuará teniendo acceso a la información clínica de sus Consultantes y la posibilidad de descargarla.

La información de los Consultantes será conservada por Psiris por un plazo máximo de ciento veinte (120) días calendario contados desde la fecha del último pago realizado, sin perjuicio de la eliminación de la cuenta del Profesional de la Salud Mental (según se desarrolla en el siguiente punto), lo cual ocurrirá en el mismo término. Transcurrido dicho plazo sin que el Profesional haya regularizado su situación, Psiris podrá eliminar permanentemente dicha información, así como la cuenta del Profesional, sin que ello genere responsabilidad alguna para la Psiris.

Dado que los Consultantes se encuentran vinculados a la Plataforma a través de su respectivo Profesional de la salud mental, la eliminación de la información asociada a la cuenta de usuario del Profesional implicará, de manera inmediata, la supresión de la información de los Consultantes que se encuentre asociada a dicha cuenta, sin que Psiris pueda ser llamado a responder por el destino o Tratamiento posterior de dicha información.

5.5. ¿Se puede eliminar la cuenta de un Profesional de la Salud Mental por inactividad?

La inactividad del Profesional no dará lugar a la eliminación de la información cuando aún haya un plan pago vigente. En estos casos, la cuenta y la información asociada se mantendrán activas independientemente del nivel de uso de la Plataforma.

En el caso de Profesionales que se encuentren en el plan gratuito o que hayan dejado de pagar la Tarifa de un plan pago, la cuenta podrá ser eliminada una vez transcurrido el plazo máximo de ciento veinte (120) días calendario contados desde la fecha del último pago realizado o desde el inicio del período gratuito, según corresponda, conforme a lo establecido en los presentes Términos y Condiciones. En dichos supuestos, la eliminación de la cuenta y de la información asociada se realizará de acuerdo con la normativa aplicable.

Una vez identificada la inactividad de una cuenta correspondiente a un Profesional sin un plan pago vigente, Psiris podrá enviar notificaciones al correo electrónico asociado al Profesional cada quince (15) días calendario, informándole sobre la necesidad de contratar un plan pago para mantener activa la cuenta y conservar la información almacenada en la Plataforma, o de proceder a la descarga de dicha información.

La eliminación de la cuenta se realizará una vez transcurrido el plazo máximo de ciento veinte (120) días calendario contados desde el inicio del período gratuito o desde la fecha del último pago realizado, según corresponda, y conllevará la supresión permanente de toda la información asociada a dicha cuenta, de conformidad con la normativa aplicable.

5.6. ¿Qué tiene que saber todo Profesional de la salud mental sobre el pago de las Tarifas?

Los Profesionales de la salud mental deberán pagar el plan elegido por anticipado, el cual será provisto por Psiris durante la periodicidad seleccionada, ya sea mensual o anual. Vencido el periodo contratado, se causará una nueva obligación de pago de la Tarifa. El Profesional pagará la Tarifa aplicable al plan elegido, conforme a los valores informados en la Plataforma.

Psiris ofrece diversas modalidades de pago entre las cuales el Profesional podrá seleccionar la que más le convenga. Psiris se reserva el derecho de actualizar sus Tarifas en cualquier momento, lo cual será notificado al Profesional a través de la Plataforma.

Una vez pagada la Tarifa correspondiente al plan elegido, no procederá en ninguna circunstancia el derecho de retracto, la reversión del pago ni la devolución o reembolso del monto pagado.

Los Profesionales de la salud mental, bajo su propia responsabilidad, podrán solicitar a Psiris la cancelación del plan pago con al menos quince (15) días calendario de anticipación a la próxima Fecha de Corte según el esquema de pago seleccionado. En tal caso, a partir de la Fecha de Corte, la cuenta del Profesional pasará a un estado sin plan pago, aplicándose las condiciones previstas para los Usuarios que dejan de pagar el plan pago. En consecuencia, el Profesional podrá continuar utilizando la totalidad de los Servicios de la Plataforma durante el mes inmediatamente siguiente a la Fecha de Corte, conforme al período de gracia establecido en los presentes Términos y Condiciones.

Transcurrido dicho período, se aplicarán las limitaciones de acceso, plazos de conservación de la información y condiciones de eliminación de la cuenta previstas para los supuestos de falta de pago, manteniéndose en todo caso el acceso a la información clínica de los Consultantes y la posibilidad de descargarla durante los plazos establecidos.

En caso de cancelación voluntaria de un plan pago, o en caso de eliminación voluntaria de la cuenta del Profesional de la salud mental, Psiris no reconocerá devoluciones ni reembolsos proporcionales por el tiempo durante el cual no se disfruten los Servicios asociados al plan elegido, respecto del periodo de pago inicialmente seleccionado.

5.7. ¿Cuándo podrá terminarse el acceso a la Plataforma y los Servicios?

El acceso a la Plataforma y los Servicios podrá darse por terminado:

Cuando Psiris requiera terminarlo unilateralmente, avisando al Usuario con treinta (30) días calendario de anticipación.
Cuando sea eliminada la cuenta del Profesional de la salud mental.
Cuando el Profesional de la salud mental incumpla las restricciones, limitaciones, deberes y obligaciones establecidos en estos Términos y Condiciones.
Cuando el Profesional de la salud mental sea incluido en el Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República; en listas restrictivas de la ONU u OFAC; en listados de personas, grupos o entidades implicados en actos terroristas y sujetos a medidas restrictivas de la Unión Europea; en la lista de organizaciones terroristas extranjeras del Departamento de Estado de los Estados Unidos; o cuando circulen noticias en medios nacionales o internacionales que lo señalen de la presunta comisión de conductas reprochadas por el derecho penal con independencia del territorio.

En caso de terminación de los Términos y Condiciones por cualquier causa, el Profesional de la salud mental reconoce que seguirá siendo responsable frente a sus Consultantes por las obligaciones a su cargo y mantendrá indemne a Psiris conforme a lo aquí previsto.

5.8. ¿Cómo se tratan los Datos Personales?

Psiris actúa como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de los Consultantes y los Profesionales de la salud mental exclusivamente en lo relacionado con el acceso, la funcionalidad, Mantenimiento y el Soporte de la Plataforma. El Tratamiento de Datos Personales que Psiris realiza bajo el rol de Responsable se desarrolla de forma integral en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual puede ser consultada en todo momento.

Bajo el anterior contexto, se aclara que, en ninguna circunstancia Psiris asumirá el rol de Responsable del Tratamiento frente a los Consultantes respecto de la gestión de los Datos Personales suministrados por el Profesional y los propios Consultantes con relación a la prestación de los servicios profesionales de salud.

El Profesional de la salud mental garantiza y declara que se encuentra legitimado para realizar el Tratamiento de los Datos Personales de sus Consultantes. Así mismo, declara conocer, haber leído y aceptar el Anexo No. 1 – Acuerdo de Transmisión de Datos Personales, que hace parte integral de estos Términos y Condiciones y regula el flujo de Datos Personales en virtud del cual Psiris trata dichos datos por cuenta del Profesional.

5.9. Cuando los recursos de los Profesionales de la salud mental provienen de actividades lícitas

Con la aceptación de estos Términos y Condiciones, los Profesionales de la salud mental declaran y garantizan a Psiris que:

Todos los productos y servicios que ofrecen cumplen la Ley.
Sus recursos no provienen de ninguna actividad ilegal y, el dinero que lleguen a recibir como resultado de la aceptación de estos Términos y Condiciones y uso de la Plataforma no se usará para ninguna actividad ilegal.
No están vinculados a delitos relacionados con el lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva.
Quien acepta estos Términos y Condiciones tiene el poder suficiente para representar al Profesional de la salud mental y obligarse.

VI. Anexo No. 1 – Acuerdo de Transmisión de Datos Personales

6.1. ¿Cuál es el objeto de este Anexo?

Este Anexo No. 1 – Acuerdo de Transmisión de Datos Personales (el “Acuerdo de Transmisión”) desarrolla el alcance del Tratamiento de los Datos Personales que Psiris realiza cuando un Profesional de la salud mental utiliza la Plataforma. En el marco de esta relación, el Profesional de la salud mental encarga a Psiris el Tratamiento de los Datos Personales de los Consultantes que vincule a la Plataforma.

En consecuencia, el Profesional de la salud mental actúa como Responsable del Tratamiento, pues define de manera autónoma los usos, finalidades y alcance del Tratamiento de sus Datos Personales (al margen de que en este caso también sea el Titular de su propia información) y los de sus Consultantes.

Por su parte, Psiris actúa como Encargado del Tratamiento, ya que trata los Datos Personales suministrados por un determinado Profesional de la salud mental, por cuenta de este y según las instrucciones que le imparta. Para estos efectos, se entenderá que constituyen instrucciones del Profesional, además de las plasmadas en este Acuerdo de Transmisión o emitidas con posterioridad, aquellas que se desprendan de la configuración, habilitación o uso de las funcionalidades de la Plataforma.

6.2. ¿Qué declara el Profesional de la salud mental acerca de su legitimación para tratar y transmitir Datos Personales?

El Profesional de la salud mental declara que cuenta con legitimación suficiente para tratar los Datos Personales de los Consultantes conforme a las finalidades propias de su práctica y para transmitir dichos datos a Psiris para que este actúe como Encargado del Tratamiento. El Profesional manifiesta que determina de manera autónoma todas las decisiones, usos y finalidades relacionadas con el Tratamiento de la información transmitida a Psiris.

En lo que respecta al uso de Funcionalidades de IA habilitadas en Plataforma, el Profesional de la salud mental declara y garantiza, bajo su exclusiva responsabilidad, que ha obtenido de manera previa, expresa e informada la autorización que resulte necesaria por parte de cada uno de sus Consultantes para el uso de dichas funcionalidades sobre su información, y que ha advertido de forma clara y suficiente los riesgos asociados al Tratamiento de sus Datos Personales mediante este tipo de tecnologías. Así mismo, el Profesional declara que conservará prueba suficiente de dichas autorizaciones, y que la pondrá a disposición de la autoridad competente o de Psiris cuando ello resulte necesario para acreditar la legitimidad del Tratamiento.

En esa medida, el Profesional de la salud mental exonera a Psiris de cualquier responsabilidad relacionada con la existencia, validez o suficiencia de la legitimación para el Tratamiento y Transmisión de los Datos Personales que suministre.

6.3. ¿Cuál es el alcance del Tratamiento que Psiris realiza como Encargado?

El Tratamiento que Psiris realiza comprende todas las operaciones necesarias para la creación de cuentas de los Consultantes y el apoyo en la prestación de los Servicios al Profesional de la salud mental a sus Consultantes, incluyendo almacenamiento, gestión documental, habilitación de Funcionalidades de IA y demás funcionalidades disponibles en la Plataforma, soporte técnico y demás actividades para que el Profesional de la salud mental pueda administrar su práctica. Todas estas actividades las realiza Psiris por cuenta del Profesional de la salud mental y únicamente para prestar los Servicios acordados y no para finalidades propias de Psiris.

El Profesional de la salud mental reconoce y acepta que los Tratamientos de Datos Personales que Psiris realice en calidad de Responsable no se encuentran cobijados por el presente Acuerdo de Transmisión. En consecuencia, tales tratamientos se regirán por lo dispuesto en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Psiris, documento en el que se desarrollan las finalidades y usos que se le da a los Datos Personales bajo dicho rol.

6.4. ¿Cuáles son las reglas aplicables a las Funcionalidades de IA?

Psiris podrá poner a disposición del Profesional de la salud mental, dentro de la Plataforma, funcionalidades basadas en sistemas de inteligencia artificial, respecto de las cuales deberá observarse lo previsto en este Acuerdo y en la Política de Uso Responsable y Aceptable de Inteligencia Artificial que Psiris ha publicado y podrá actualizar de tiempo en tiempo.

El Profesional de la salud mental reconoce y acepta que las Funcionalidades de IA habilitadas dentro de la Plataforma pueden implicar la participación de terceros vinculados a la cadena de prestación tecnológica, incluyendo terceros ubicados dentro o fuera del territorio nacional. Para estos efectos, y en la medida en que resulte necesario para la habilitación, operación, soporte o ejecución de dichas funcionalidades, el Profesional de la salud mental autoriza expresamente a Psiris para sub - transmitir a dichos terceros proveedores los Datos Personales de los Consultantes, en los términos previstos en este Acuerdo, sus propias políticas, términos y condiciones, y en la normativa aplicable. En consecuencia, la activación o uso de las Funcionalidades de IA por parte del Profesional de la salud mental constituirá una instrucción expresa de Tratamiento de Datos Personales impartida a Psiris respecto de la información involucrada en dichas funcionalidades, exclusivamente para los fines propios, necesarios y asociados a su habilitación, operación, soporte y ejecución.

El Profesional de la salud mental reconoce y acepta que las Funcionalidades de IA pueden generar resultados, sugerencias, recomendaciones, respuestas, borradores, resúmenes, transcripciones, etiquetas, clasificaciones, automatizaciones u otras salidas similares, las cuales tienen un carácter meramente auxiliar, instrumental y de apoyo. En ningún caso tales resultados constituyen criterio clínico definitivo, diagnóstico o concepto psicológico final, decisión profesional concluyente ni instrucción vinculante, ni sustituyen el juicio humano, el criterio profesional o las obligaciones legales, éticas y deontológicas que corresponden al Profesional de la salud mental.

En consecuencia, ningún resultado derivado de las Funcionalidades de IA podrá ser utilizado como único fundamento para adoptar decisiones respecto de los Consultantes sin una previa revisión, validación y contextualización por parte del Profesional de la salud mental, tanto de los insumos de entrada (input) como de los resultados generados (output). El Profesional de la salud mental reconoce que el uso de dichas funcionalidades puede implicar riesgos de errores, sesgos, omisiones, inferencias no deseadas, duplicidades, desactualización, descontextualización, inexactitudes y afectaciones a la privacidad, confidencialidad o seguridad de la información, por lo que asume bajo su propia responsabilidad el uso de las Funcionalidades de IA, los inputs utilizados y los outputs generados, y exonera a Psiris de cualquier responsabilidad derivada de su contenido, uso, interpretación o de las decisiones adoptadas con fundamento en ellos.

6.5. ¿Cuáles son los deberes del Profesional de la salud mental como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de sus Consultantes?

El Profesional de la salud mental como Responsable del Tratamiento se obligará en el marco de este Acuerdo de Transmisión a: (i) Comunicar y tener a disposición su Política de Tratamiento de Datos Personales; (ii) contar con la legitimación necesaria para realizar el Tratamiento de los Datos Personales de los Consultantes, incluyendo, sin limitarse a la Historia Clínica, así como para activar y hacer uso de las Funcionalidades de IA que supongan o involucren el Tratamiento de dicha información, y parala transmisión de los Datos Personales a Psiris; (iii) dar trámite a las consultas y/o reclamos (de protección y tratamiento de Datos Personales) formulados por los Consultantes de conformidad con los términos establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012; (iv) rectificar la información entregada a Psiris en su rol de Encargado del Tratamiento, cuando la misma sea incorrecta; (v) cumplir con las disposiciones previstas en la legislación vigente en materia de protección y Tratamiento de Datos Personales y; (vi) asegurar que el uso de Funcionalidades de IA respecto de Datos Personales de los Consultantes se realice de conformidad con este Acuerdo, con la Política de Uso Responsable y Aceptable de IA de Psiris y con la normativa aplicable, garantizando en todo caso la revisión, validación y contextualización humana de los inputs y outputs.

6.6. ¿Qué compromisos asume Psiris respecto a la seguridad y confidencialidad de la información?

Psiris se compromete a mantener los Datos Personales transmitidos bajo estándares adecuados de seguridad y confidencialidad, aplicando medidas técnicas, administrativas y jurídicas destinadas a prevenir accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones o usos indebidos.

6.7. ¿Durante cuánto tiempo trata Psiris la información transmitida por el Profesional de la salud mental?

El Tratamiento que Psiris realiza sobre los Datos Personales transmitidos por el Profesional de la salud mental está circunscrito al tiempo durante el cual permanezca activa la cuenta de este último, con independencia del plan elegido. Sin embargo, las variaciones que una cuenta pueda tener por las múltiples razones desarrolladas en los Términos y Condiciones representan límites temporales durante el cual Psiris deberá y podrá tratar los Datos Personales transmitidos.

El Profesional de la salud mental exime a Psiris de cualquier responsabilidad que pueda derivarse de la supresión de los Datos Personales transmitidos con ocasión de la eliminación de cuentas originada en situaciones de cese de pago, inactividad, incumplimiento de los Términos y Condiciones, o solicitudes de eliminación de cuenta o de cancelación de planes.

6.8. ¿En qué eventos Psiris puede compartir (sub - transmitir) con terceros los Datos Personales que le han sido suministrados por el Profesional de la salud mental?

Para operar adecuadamente la Plataforma, mantener su disponibilidad y mejorar sus funcionalidades, y, en general para la prestación de los Servicios, Psiris puede apoyarse en proveedores tecnológicos que actúan como Sub - Encargados del Tratamiento. En ese sentido, Psiris puede Sub - transmitir los Datos Personales que le ha suministrado el Profesional de la salud mental con terceros ubicados dentro o fuera del territorio nacional, los cuales prestan, entre otros, servicios de almacenamiento, infraestructura, Funcionalidades de IA o funcionalidades adicionales necesarias para la operación de la Plataforma, lo cual es explícitamente permitido e instruido por parte del Profesional de la salud mental. El uso de los Servicios y funcionalidades respectivas por parte del Profesional se entenderá como instrucción suficiente y autorización contractual para dichas Sub-Transmisiones, exclusivamente para los fines propios, necesarios y asociados a la habilitación, operación, soporte y ejecución del Servicio y/o funcionalidad correspondiente.

Psiris podrá informar de tiempo en tiempo, por medio de la Plataforma u otros canales habilitados, la incorporación de nuevas funcionalidades que requieran el apoyo de nuevos Sub - Encargados.

6.9. ¿Cuál es el alcance de la responsabilidad asumida por Psiris en su rol de Encargado del Tratamiento?

La responsabilidad de Psiris se encuentra limitada a las obligaciones que debe cumplir como Encargado del Tratamiento, conforme a este Acuerdo de Transmisión. En caso de un incumplimiento atribuible a Psiris, el monto máximo de responsabilidad corresponderá a lo indicado al respecto en los Términos y Condiciones.

Psiris no será responsable ante los Consultantes por los daños ocasionados a estos, producto del incumplimiento de las obligaciones del Profesional de la salud mental, como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales. Por lo anterior, el Profesional de la salud mental mantendrá indemne a Psiris ante cualquier daño, reclamación o requerimiento de los Consultantes, terceros o autoridades y asumirá los costos de honorarios por defensa legal en los que incurra Psiris.

6.10. ¿Puede Psiris modificar, corregir o alterar los Datos Personales tratados en nombre del Profesional de la salud mental?

Psiris no realiza modificaciones, correcciones, alteraciones o eliminaciones de los Datos Personales de los Consultantes que trata como Encargado (incluidos los Datos Personales consignados en su Historia Clínica) salvo que medie una instrucción previa, expresa y por escrito del Profesional de la salud mental. Toda actualización, rectificación o corrección de los Datos Personales de Consultantes debe ser ordenada por el Profesional de la salud mental, quien es el Responsable del Tratamiento y quien determina la pertinencia y el alcance de dichos cambios, así como del cumplimiento de la normativa aplicable a la Historia Clínica.

6.11. ¿Cuándo serán eliminados los Datos Personales tratados por Psiris como Encargado?

La información transmitida a Psiris será borrada cuando el Profesional lo solicite expresamente o cuando se cumplan los plazos y condiciones de eliminación de las cuentas de Usuario y su información asociada, contemplados en las secciones correspondientes en los Términos y Condiciones. Psiris conservará únicamente los Datos Personales respecto de los cuales ostente el rol de Responsable del Tratamiento y en tanto perduren las finalidades para las cuales se realizó la respectiva recolección de estos.

En ningún caso Psiris tratará la información personal ligada con la Historia Clínica como Responsable del Tratamiento.

El Profesional de la salud mental declara que entiende y acepta que, dado que el uso de la Plataforma está sujeto al cumplimiento de ciertos deberes y obligaciones de los Consultantes, el incumplimiento de los deberes y obligaciones que se incluyen en los Términos y Condiciones, podrá implicar la restricción, suspensión o eliminación de la cuenta del Consultante, en cuyo caso: (i) Psiris siempre brindará la opción de descargar todos los Datos Personales asociados a la cuenta previo a su eliminación; y (ii) en ningún caso las restricciones, suspensiones o eliminaciones de cuenta de los Consultantes implicará incumplimiento por parte de Psiris de los Términos y Condiciones y ni de este Acuerdo de Transmisión.

6.12. ¿Cómo reporta Psiris un incidente de seguridad?

Cuando Psiris detecte una situación que afecte la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los Datos Personales tratados en nombre y por cuenta del Profesional de la salud mental, le notificará dicho evento de manera oportuna, brindando la información disponible sobre la naturaleza de la situación y los Datos Personales posiblemente comprometidos.

6.13. ¿Qué ocurre cuando un Consultante solicita acceso o ejerce cualquier derecho sobre sus Datos Personales?

Cuando un Consultante presente ante Psiris una solicitud de acceso o ejerza cualquier otro derecho sobre sus Datos Personales (incluyendo su Historia Clínica) que sean tratados por Psiris como Encargado del Tratamiento, Psiris trasladará dicha solicitud al Profesional de la salud mental dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recepción. De ese modo, el Profesional será quien determine cómo debe gestionarse la solicitud.

VII. Anexo No. 2 – Acuerdos de Nivel de Servicio

A continuación, se presenta el Anexo No. 2 – Acuerdos de Niveles de Servicio (los, “Acuerdos de Niveles de Servicio”) aplicables al funcionamiento, disponibilidad y acceso a la Plataforma:

Canales de Atención: Los Usuarios tendrán acceso al siguiente canal de atención de Psiris: soporte@psiris.co

Horarios de Atención: Los Usuarios podrán acceder al Soporte brindado por Psiris, de lunes a viernes (días hábiles) en horario de 8:00 AM a 5:00 PM hora Colombia.

Disponibilidad de la Plataforma: La Plataforma estará disponible un 98.5% del tiempo sobre la base de 24 horas al día 30 días al mes, excluyendo tiempos fuera por Mantenimiento.

No disponibilidad de la Plataforma: Los tiempos de Mantenimiento programado se realizarán en las noches y/o fines de semana, con previa comunicación al correo electrónico registrado por los Usuarios.

Compensación por Tiempos de Inactividad: En caso de presentarse periodos de inactividad que imposibiliten que los Usuarios accedan a los Servicios y la Plataforma por un tiempo superior a setenta y dos (72) horas, sin previo aviso, los Usuarios serán compensados con un (1) mes de acceso gratuito a los Servicios y la Plataforma bajo el plan actualmente contratado.

Adaptaciones o desarrollos nuevos: Los tiempos para el desarrollo de adaptaciones nuevas, por cambios inesperados por parte de los sistemas de los Usuarios que se integran vía API con la Plataforma, serán variables de acuerdo con los cambios requeridos por el Usuario y no contarán como Tiempos de Inactividad de la Plataforma.

¡Esto es un acuerdo total!

Estos Términos y Condiciones, así como cualquiera de sus anexos, prevalecerán sobre cualquier otro acuerdo anterior, verbal o escrito, previamente.

Términos y Condiciones de Psiris S.A.S.